ミセスコンサル

仕事を楽に。自分を楽に。

簡潔に伝える。

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こんにちは。

ミセスコンサルのえむさんです。

 

今日はちょっと難しい

簡潔に伝える方法

のお話をしていきます。

 

何が言いたいのかわからない

どうしても話が長くなってしまう

自分でも途中で話を見失う

という方が

たくさんいらっしゃると思います。

 

最速で伝えるためには

まず結論から言いましょう。

 

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  • 会議日程
  • 改定、変更、キャンセル

 

何の為に、どうしてそうなった

いつ決まった、誰から聞いた

 

いろいろ伝えたいことはありますが

「理由」や「過程」は後回しです。

 

それさえ分かっててくれたら!

というところをバンッと掲げましょう。

 

  • 〇月〇日〇時、△△で会議があります。
  • この書類を〇部コピーしてください。
  • 〇〇様が〇時にいらっしゃいます。

 

これらの後に内容、詳細

説明や理由を続けるようにしましょう。

 

もし途中で来客や電話が入っても

一番重要な部分が伝えられていれば

後から口頭でもメモでも補足が出来ます。

 

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悪い例

昨日他店でクレームがあって

本社で会議に参加することになったんだ。

クレジットカード精算の

お客様だったんだけど

打ち間違えちゃって返金するのに

すごく時間が掛かったんだって。

受け答えもしっかり出来なかったらしく

会社全体で教育を見直すことになったから

改めてマニュアルを作るんだって。

申し訳ないんだけど

来週月曜日、仕事替わってもらえるかな?

 

良い例

急で申し訳ないんだけど

来週月曜日、仕事替わってもらえるかな?

 

伝えられた方は

自分が何を答えればいいのか

すぐわかりますよね。

 

聞きたいことは

出られるか、出られないか

なので良い例の方が圧倒的に早く

次の行動に移ることが出来ます。

 

この場合は時間があっても

「会議に出席することになって」

と付け加える程度で大丈夫です。

 

クレームや会議の内容は

対策が決まったら伝えましょう。

 

どうすればいいかわからない

決まっていない状態で話すのは

ただの雑談です。

 

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結論=タイトル

と考えてください。

何が一番伝えたいことなのか

迷ってしまう方は話す事柄を

一度紙に書いてみましょう。

文章でも箇条書きでも大丈夫。

 

書き終えたら

重要だと思うところに

線を引いて強調してみてください。

何本も引けたら

更にその中から抜粋して〇をつける

更に抜粋して蛍光ペンで印をつける

 

最後の一つが一番伝えたいことです。

 

頭の中で出来るようになれば

無駄が無くなり

スムーズに伝達が

出来るようになりますよ!

 

次回はもう少し深く、

しっかり伝える方法

お話したいと思っています!

 

最後までご覧頂きありがとうございました。

 

人間関係がうまくいく!伝え方コミュニケーション検定