しっかり伝える。
こんにちは。
ミセスコンサルのえむさんです。
今日は
しっかり伝える
お話です。
ごだぶりゅいちえいち
聞いた事ありますか?
Who(だれが)
When(いつ)
Where(どこで)
What(なにを)
Why(なぜ)
How(どのように)
疑問詞の頭文字を取った
ビジネス用語です。
Which(どちら)
Whom(誰に)
HowMuch(どれくらい)
などを加えた
7W2H
ななだぶりゅにえいち
を推奨する企業も
増えています。
一つ一つ当てはめようと難しく考えず
目指すべきは伝達後
相手に疑問が浮かばないこと。
一度で完結していることです。
電話での取次を例にあげます。
悪い例
〇〇さんにお電話です。
良い例
〇〇さんに△△様から
□□の件でお電話です。
出られますか?
悪い例では
「誰から?」「何の話?」
「〇〇でないとだめなの?」等
確認が二度手間になってしまいます。
良い例の後、〇〇さんが
出られなければ
折り返しのご都合をお聞きして
更に伝えます。
良い例(続き)
△△様はお昼休み中の13:00まで
又は17:00から21:00頃まで
電話に出られるそうなので
携帯電話(0X0-1234-5678)に
折り返しよろしくお願い致します。
メモも同じく
見た人が何をすればいいか分かる
ことが大切。
例
〇月〇日〇(曜日)12:00頃
〇〇さん宛
△△様から□□の件でお電話がありました。
~13:00又は17:00~21:00の間に
折り返しお願いします。
携帯電話:0X0-1243-5678
担当☆☆
又、気をつけて欲しいのが
皆が見る場所に個人のメモを置かないこと。
単語のみの覚え書き等は
多くの人に疑問を与えます。
自分が後でやる事、時間でやる事は
- 携帯しているメモ帳に書く
- 自分専用のPCにふせんを貼っておく
- スマホのリマインダーに登録しておく
個人のメモを見た他の人は
「これ何?」「誰が書いたの?」
「いつのメモ?」「終わったの?」
「残しておくの?」「捨てていいの?」
等、様々なことを考えます。
メモ一つで余計なストレスを
感じさせないように気をつけましょう。
伝えるべきことを客観視する。
自分がいなくても相手が
行動に移せるか考えてみる。
情報不足の伝達から生まれる
疑問、確認の時間なんて
もったいない!
無駄を省いて楽になりましょう。
最初は長くなっても大丈夫。
簡潔に伝える、しっかり伝える
併せて実践してみてください。
最後までご覧頂きありがとうございました。
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