ミセスコンサル

仕事を楽に。自分を楽に。

しっかり伝える。

f:id:mrsconsul:20210328140411p:plain

こんにちは。

ミセスコンサルのえむさんです。

 

今日は

しっかり伝える

お話です。

 

5W1H

ごだぶりゅいちえいち

聞いた事ありますか?

 

Who(だれが)

When(いつ)

Where(どこで)

What(なにを)

Why(なぜ)

How(どのように)

 

疑問詞の頭文字を取った

ビジネス用語です。

 

f:id:mrsconsul:20210417111302j:plain

 

Which(どちら)

Whom(誰に)

HowMuch(どれくらい)

 

などを加えた

7W2H

ななだぶりゅにえいち

を推奨する企業も

増えています。

 

一つ一つ当てはめようと難しく考えず

目指すべきは伝達後

相手に疑問が浮かばないこと。

一度で完結していることです。

 

電話での取次を例にあげます。

 

f:id:mrsconsul:20210414133605j:plain

 

悪い例

〇〇さんにお電話です。

 

良い例

〇〇さんに△△様から

□□の件でお電話です。

出られますか?

 

悪い例では

「誰から?」「何の話?」

「〇〇でないとだめなの?」

確認が二度手間になってしまいます。

 

良い例の後、〇〇さんが

出られなければ

折り返しのご都合をお聞きして

更に伝えます。

 

良い例(続き)

△△様はお昼休み中の13:00まで

又は17:00から21:00頃まで

電話に出られるそうなので

携帯電話(0X0-1234-5678)に

折り返しよろしくお願い致します。

 

メモも同じく

見た人が何をすればいいか分かる

ことが大切。

 

〇月〇日〇(曜日)12:00頃

〇〇さん宛

△△様から□□の件でお電話がありました。

~13:00又は17:00~21:00の間に

折り返しお願いします。

携帯電話:0X0-1243-5678

担当☆☆

 

f:id:mrsconsul:20210412161012p:plain

 

又、気をつけて欲しいのが

皆が見る場所に個人のメモを置かないこと。

 

単語のみの覚え書き等は

多くの人に疑問を与えます。

 

自分が後でやる事、時間でやる事は

  • 携帯しているメモ帳に書く
  • 自分専用のPCにふせんを貼っておく
  • スマホのリマインダーに登録しておく

 

個人のメモを見た他の人は

「これ何?」「誰が書いたの?」

「いつのメモ?」「終わったの?」

「残しておくの?」「捨てていいの?」

等、様々なことを考えます。

 

メモ一つで余計なストレスを

感じさせないように気をつけましょう。

 

f:id:mrsconsul:20210406183808j:plain

 

伝えるべきことを客観視する。

 

自分がいなくても相手が

行動に移せるか考えてみる。

 

情報不足の伝達から生まれる

疑問、確認の時間なんて

もったいない!

 

無駄を省いて楽になりましょう。

 

最初は長くなっても大丈夫。

 

簡潔に伝える、しっかり伝える

併せて実践してみてください。

 

最後までご覧頂きありがとうございました。


 

 人間関係がうまくいく!伝え方コミュニケーション検定