個人情報の取扱い、職場内での連絡方法
こんにちは。
ミセスコンサルのえむさんです。
今日はアルバイトの
履歴書や電話番号
LINEの取扱いについて
お話ししていきます。
履歴書
職場に提出する個人情報として
最初で最大のものが履歴書です。
名前、住所、年齢、連絡先
顔写真、学歴、職歴と
個人情報しか載っていない
大切な書類ですね。
採用後も確認や異動で利用しますので
店舗または本社保管となります。
決して外部に漏れないよう
社外秘とし厳重に管理することが必要です。
不採用の場合は事前告知の上
破棄か返送をします。
破棄する場合、細かく裁断出来る
シュレッダーに通すのが好ましいです。
退職の場合も同じく
必要な手続きが終われば破棄します。
面接後、履歴書等を
デスクに置きっぱなしにすると
必ずと言っていいほど紛失、漏洩しますので
一時保管場所を設けるなどして
必ず決まった場所で管理します。
電話番号
緊急連絡先としての
使用目的がありますので
ほとんどの場合、契約の段階で
職務利用が可能です。
休日やシフト前後の業務連絡
移動を伴う仕事での報告など
面と向かって物事が
伝えられない時に使用します。
仕事用の携帯電話が
配布されている会社であれば
そちらに登録し、個人携帯への登録は
本人の了承を得てから行いましょう。
アルバイトとの業務連絡で
会社用、個人用を併用することは
ほぼありません。
会社携帯がない場合は
固定電話を優先して利用し
両者使える環境にない緊急時に
個人携帯を使うようにしましょう。
LINE等の無料通話アプリ
ここ15年ほどで当たり前になったツールです。
中学校の部活でもLINEグループが
使われるようになったこのご時世ですので
10代20代は特に馴染みが深いかもしれません。
多くの企業でも連絡はLINEが
主流になっています。
しかし気軽に思われる
LINEこそ注意が必要です。
良いのか悪いのか
グループから特定の相手に
メッセージを送りたいときに使用する
「友達追加」がありますね。
直接交換しなくても送ることが出来るので
何も考えずに行っている人もいれば
ラッキーと思って利用している人もいます。
会社携帯、個人携帯の利用方法と同じく
個人アカウントでの友達追加は
本人の許可を得てからにしましょう。
あくまで仕事の連絡を受ける為に
グループに参加しているので
そこから勝手に友達追加されたら
「聞いてないよ〜」となってしまいます。
男性同士、女性同士であれば
多少気にならないかもしれませんが
私はどちらでも友達追加する前に
許可を得るようにしています。
勝手な友達追加で仲良くない人から
緊急でもない連絡って…
不愉快以外の何物でもありません。
返信不要
アルバイトのほとんどが
プライベートアカウントを使用しますので
仕事中でなければ
学校や子育て、趣味など生活の合間で
確認をしなければなりません。
睡眠中や授業中
運転中や家事をしている最中は
パッと文章を読めても
返信は出来ないことがあります。
既読がつくまたは既読人数が分かるのが
LINE最大の利点、メリットですので
「見た」ことを返信させるのは
意味がありませんね。
また強制すればプライベートの時間に
仕事をさせることになってしまいます。
全員読んだことを確認し心配であれば
出勤時に再確認するのが自然な流れです。
個人個人に回答して
もらわなければいけない内容については
「〇日までに返信ください」等と記載しましょう。
シフト時間内で出来なかったことを謝り
協力して欲しい旨を付け加えると
とても感じの良い対応になります。
悪用禁止
引っ越し業者や宅配業者の男性が
女性客の電話番号を見て記録し
ストーカーをしていた事件がありましたが
職場内でも同じ事が言えます。
男女関係なく、仕事の連絡をするという
目的以外に利用をすれば悪用です。
仲良くなってお互い友達追加しましょう
となっていれば良いですが
グループから拾ったアカウントに
雑談などを送れば大問題に繋がります。
電話やメールなどに比べて
新しいツールである為
ルール化されていない会社も多く
使いこなせない上司も存在します。
機能があるから
使っていいわけではありません。
ハラスメントを起こさないよう
しっかり気を引き締めましょう。
上司、先輩、同僚と
LINE交換した覚えないのに…？
これって仕事の連絡…？
と疑問に感じた事があるアルバイトの方
不快ならブロックして大丈夫です。
グループに入っていて
電話番号で連絡がとれる状態であれば
仕事への支障は全くありません。
公式なやり取りではないので
いくらでもとぼけられます。
例）バグって設定がわからなくなった
携帯を修理したらアカウントが消えた等。
まとめ
先日同じ職場の女性アルバイトに
しつこいLINEを送り続けていた
男性社員が処分されました。
連絡先はアプリであっても
れっきとした個人情報です。
預かるからには利用の目的を
守らなければなりません。
相手の生活、プライベートを考え思いやり
モラルのある大人として
慎重に個人情報を利用していきましょう。
最後までご覧頂きありがとうございました。
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